Avaliação de Desempenho: o Guia Completo – FCAPJR. Consultoria

Avaliação de Desempenho: o Guia Completo

Identificação de pontos de melhoria dos colaboradores. Integração das pessoas à empresa. Adequação dos colaboradores aos cargos. Melhoria da qualidade do trabalho dentro da empresa.

Esses são apenas alguns dos benefícios obtidos a partir de uma Avaliação de Desempenho. Como o nome já diz, essa serve para avaliar o desempenho dos colaboradores.

A ferramenta da área de Gestão de Pessoas deve ser utilizada primordialmente para identificar pontos fortes e pontos de melhoria dos colaboradores a fim da criação de ações de desenvolvimento dos mesmos.

É a partir da utilização desta que você, como gestor, obterá respaldo para tomadas de decisões, como por exemplo oferecer promoções ou fazer demissões e conseguirá desenvolver o capital humano da sua empresa. Considerando a importância de um capital humano qualificado para se manter competitivo no mercado, pode-se concluir que essa ferramenta pode ser exatamente a solução ideal para uma melhor gestão de pessoas.

A gestão de pessoas é o principal desafio do empreendedor brasileiro, de acordo com a Endeavor. Foi pensando neste desafio comum a todos os empreendedores e nos benefícios que a AD pode trazer a uma organização que resolvemos criar esse guia completo e gratuito de como fazer uma avaliação de desempenho. Vamos lá?

Definição do método de avaliação

A avaliação pode ser feita por dois métodos: avaliação pelo superior imediato –  também chamada de avaliação 180º – e a feita por todos os colaboradores, sendo essa a avaliação 360º. Ambas podem ser feitas através de entrevistas presenciais e de formulários online.

É importante ressaltar que é recomendado que o entrevistador seja um profissional da área de Recursos Humanos – ou uma Consultoria em Recursos Humanos – para que haja uma imparcialidade na avaliação.

Avaliação 180º

Neste método, o superior imediato do colaborador é responsável por fazer a avaliação do subordinado. O benefício é que pode se ter um melhor entendimento  no momento de feedbacks entre o coordenador e o subordinado. Em contrapartida, pode-se haver uma insatisfação do subordinado pela avaliação feita, já que a avaliação deste fica dependendo de apenas uma pessoa.

Avaliação 360º

Essa avaliação é a mais recomendada, pois, a partir desta é possível obter uma visão mais completa do colaborador. Neste tipo de avaliação, o avaliado recebe respostas do superior imediato, dos seus pares no mesmo nível hierárquico e também dos seus subordinados.

O ponto de atenção à essa forma de avaliação é que é preciso haver muito profissionalismo de toda a equipe para que as informações repassadas ao entrevistador sejam verdadeiras e de bom senso.

Ambas as avaliações podem ser feitas de forma online e presencial. Para fazer online, é recomendada a criação de um formulário no Google,  o Google Forms. Para saber como fazer esses formulários, clique aqui. Para obter informações dos colaboradores ainda mais fidedigna, faz-se necessário ainda, após o Formulário,  uma avaliação presencial e individual com cada funcionário para que se possa extrair mais informações.

As perguntas da entrevista devem ser feitas com base nos resultados obtidos pelo formulário. É importante levantar questões a respeito dos pontos de melhoria dos candidatos, como eles se sentem em relação a tais pontos e o que estão fazendo para melhorar.  

Metodologia de avaliação 

Antes de formular as questões que serão feitas, deve-se decidir em quais pontos os colaboradores devem ser avaliados. É recomendado que os funcionários sejam analisados por suas competências.

“Competências são conhecimentos, habilidades e atitudes, independentes ou não entre si, que, afetando as atividades realizadas por uma pessoa ou por uma equipe, têm efeito sobre seu desempenho, podendo ser medidas por meio de padrões definidos e aperfeiçoadas por meio de treinamento e desenvolvimento.” (Comissão técnica nacional de Recursos Humanos)

A  avaliação por competências visa ampliar a capacidade dos colaboradores, acrescentando algumas e aumentando as já existentes, além de procurar identificar as competências essenciais para a eficácia profissional de acordo com a descrição de cargos e as lacunas de qualificação do colaborador para a execução de suas tarefas.

Essas competências podem ser dividas em três grupos:

  • Conceituais (conhecimentos – conceitos e teorias que embasam as competências técnicas – informações, conceitos, ideias, experiências). Ex.: Geração de conhecimento – o colaborador busca, sistematiza, registra e dissemina o conhecimento, de modo a transformá-lo em vantagem para a empresa.
  • Técnicas (habilidades – métodos e ferramentas específicas para determinada área de trabalho saber fazer). Ex.: Capacidade de Negociação.
  • Interpessoais (atitudes – formas de agir e valores pessoais). Ex.: Trabalha bem em equipe.

É válido ressaltar que não basta que um colaborador tenha um determinado conjunto de competências (conhecimentos, habilidades e atitudes – CHA). Para que ele agregue valor aos trabalhos da organização, é preciso também que ele as coloque em prática, ou seja, que ele as desempenhe.

Deste modo, a importância atribuída a cada item avaliado dependerá, fundamentalmente, da responsabilidade associada a cada cargo, atividade ou tarefa executada.

Por isso, é primordial que se tenha definido de forma clara às funções e atribuições de cada cargo, pois, somente assim os avaliadores e os próprios avaliados saberão medir se estão se enquadrando corretamente dentro do cargo. A melhor forma de fazer este levantamento é através de uma Descrição de Cargos.

Nesta deve conter nada menos que todas as funções de cada cargo e as competências necessárias para exercer aquele cargo, a nível técnico, comportamental e estratégico.

Para saber mais sobre como fazer uma descrição de cargos, fale com um consultor.

A partir da definição das competências necessárias para cada cargo, pode-se criar questões formuladas para entender o desempenho do colaborador nestes 3 âmbitos. Exemplo: para a competência interpessoal, pode ser questionado se o colaborador trabalha bem em equipe.

É nesta etapa também que deve-se decidir qual a escala a ser usada para a avaliação caso essa seja feita pelo Formulário – pode ser de 0 a 4, 0 a 5 ou 0 a 10, ficando a seu critério. É importante, entretanto, deixar claro no formulário o que representa cada número.

Por exemplo, caso você escolha a escala de 1 a 4, é preciso deixar claro o que cada número significa: o 1 pode ser não atende, o 2 atende parcialmente, o 3 atende o esperado e o 4 supera o esperado. Definindo isso de uma maneira bem clara, é possível fazer uma tabulação dos resultados mais assertiva.

 

 

Formulários e Entrevistas

Definidas as questões, chegou a hora de aplicar os formulários e agendar as entrevistas com os colaboradores. É de suma importância que haja uma sensibilização na empresa quanto a avaliação de desempenho e que essa seja vista por todos como uma forma de preocupação da empresa para com os colaboradores.

Deve-se definir um período para as respostas dos colaboradores dos Formulários e deixar alinhado com todos o profissionalismo necessário nas respostas e o objetivo final da avaliação de desempenho: desenvolver o capital humano da empresa.

As entrevistas devem ser agendadas logo após a aplicação dos formulários. Essa deve ser realizada com um profissional de RH – ou consultoria em RH – com cada colaborador, para que seja feita de uma forma mais profissional e parcial.

No primeiro momento da entrevista uma boa dica é certificar-se de que o profissional compreende os objetivos da avaliação de desempenho. Se ele não tiver conhecimento dos objetivos da avaliação, esse é o momento para deixar clara a finalidade da ferramenta. O objetivo principal da entrevista é entender, de forma mais clara, as dificuldades existentes entre os departamentos das empresas e entre os colaboradores.

Para isso, devem ser feitas as perguntas certas, com base nos dados obtidos pelo formulário. Por exemplo, caso uma funcionária do setor financeiro tenha recebido muitas críticas acerca do Profissionalismo, faz-se necessário entender o motivo disso durante a entrevista com os outros colaboradores. Dessa forma, o feedback que será repassado a essa funcionária será muito mais assertivo.

É indicado que sejam avaliados nas entrevistas apenas os colaboradores que trabalham diretamente juntos.

Realizadas às entrevistas e aplicados os formulários, faz-se necessário a tabulação dos resultados para que haja um cruzamento de dados e seja criado, assim, o Plano de Desenvolvimento Individual.

Compilação de Dados

Essa etapa é bastante importante para que os dados possam ser compilados e posteriormente analisados para que o Feedback seja dado. O Google Forms tabula os dados automaticamente em forma de gráficos, como visto na imagem abaixo.

O Google Forms possui também a opção de passar os dados obtidos diretamente para uma Planilha. Já em relação as entrevistas, é interessante tabular as informações das entrevistas em uma planilha para que se possa analisar juntamente com as informações obtidas pelo formulário e, assim, fazer um  cruzamento dos dados.

Recomenda-se fazer anotações durante a entrevista para que não haja o esquecimento de algumas informações importantes – ou até mesmo pode ser feita, a gravação da entrevista.

Pode-se fazer um compilado de dados de maneira mais visual, como visto abaixo. Dessa maneira, fica mais fácil para o gestor avaliar o desempenho do colaborador de maneira geral e traçar os planos de ação para a melhoria deste.  

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Entrega feita pela FCAP JR. Consultoria em um serviço de Avaliação de Desempenho

Plano de Desenvolvimento Individual

Após compilados os dados, chegou a hora de passar os feedbacks para os avaliados e os planos de ações a serem tomados para que haja uma melhoria do desempenho desses.

Feedback é o processo de fornecer dados a uma pessoa ou grupo ajudando-o a melhorar seu desempenho no sentido de atingir seus objetivos. O feedback é importante para incentivar e reforçar o bom desempenho, oferecer alternativas para mudar um comportamento que não se deseja ver repetido e trabalhar com mais eficácia no futuro.

Um bom feedback é específico, ou seja, quando são dados exemplos para justificar o ponto levantado. Por exemplo, quando se é levantado um comportamento observado específico de uma pessoa, evitando generalizações e julgamentos.

 Além disso, ele deve ser direto, a mensagem precisa ser claramente passada, para que seja entendida pelo interlocutor. O feedback deve ser também adequado, ou seja ele deve ser repassado o mais próximo possível de quando ocorrer a situação.

Após ser dado o feedback, deve ser criado, juntamente com o colaborador, o PDI, o Plano de Desenvolvimento Individual, no qual será determinado as ações a serem tomadas após o Feedback e o objetivo específico de tais ações. Para cada ação estipulada, é preciso determinar um prazo para o cumprimento e o responsável pela ação (RH, gestor superior ou o avaliado).  

Pode-se concluir, portanto, que a avaliação de desempenho é uma das principais ferramentas de Gestão de Pessoas que deve ser utilizada para o desenvolvimento dos colaboradores. Caso você tenha alguma dúvida de como fazer essa avaliação, entre em contato com a gente para que possamos te ajudar! 

E ainda, se você possui dificuldades na gestão como um todo da empresa, leia o guia que preparamos com as 12 ferramentas indispensáveis para uma gestão de sucesso.

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Lavínia Pedrosa
Analista de Marketing



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