Fluxo de Caixa: controle o financeiro de sua empresa

Fluxo de Caixa: controle o financeiro da sua empresa

Fluxo de caixa: Controle o Financeiro de sua empresa

Você sabia que cerca de 50% das empresas fecham nos primeiros 4 anos? E que grande parte desta mortalidade empresarial se dá pelo fato delas não possuírem um fluxo de caixa bem feito?

Para o empreendedor possuir uma boa gestão financeira, o primeiro passo é ter um bom fluxo de caixa. Ou seja, ter o controle para acompanhar a movimentação financeira em um determinado período de tempo, no qual entradas e saídas de capital são registradas para verificação e análise.

A partir desse levantamento, que é uma ação básica e indispensável de gestão financeira, é possível contar com uma verdadeira base de dados. Com ela, o dono do negócio tem os subsídios necessários para as tomadas de decisões. Dentre essas conclusões, as principais serão:

  • Prever, planejar e controlar entradas e saídas em um período determinado;
  • Avaliar se o recebimento por vendas será suficiente para cobrir gastos assumidos e previstos;
  • Antecipar decisões quanto à falta ou à sobra de dinheiro;
  • Descobrir se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira;
  • Ter subsídios para ajustar o preço de venda para cima ou para baixo;
  • Verificar a possibilidade de realizar promoções e liquidações;
  • Confirmar se os recursos financeiros próprios serão suficientes para tocar o negócio ou se há necessidade de buscar dinheiro extra.

Dependendo da complexidade do negócio, essa avaliação pode ser feita diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Para uma empresa em estágio inicial, uma planilha do Excel que pode ser baixada neste link, costuma ser suficiente, pois o volume de movimentação de caixa não deve ser tão grande quanto uma empresa consolidada no mercado, com vários clientes, muitos colaboradores e grande número de fornecedores.

Também vale ressaltar que o investimento a ser feito é bastante acessível para as empresas que estão começando agora, visto que já existem várias despesas e custos para abrir uma empresa.

Como vimos, o fluxo é totalmente importante para demonstrar se você está tendo lucro ou prejuízo. Então vamos ver esse exemplo que é muito comum no cotidiano de todo empresário e entender como essa ferramenta pode ajudar o empreendedor na tomada de decisão do seu negócio:

Um empreendedor decide fazer uma promoção para atrair mais clientes e para isso acabou abaixando o valor dos seus produtos. A boa notícia é que ele vendeu 25% a mais do que nos períodos anteriores, tendo de receita um total de 35 mil. Infelizmente, o que o empreendedor não previa era que a promoção fosse aumentar suas despesas com divulgação, comissão e custos de de forma tão considerável, somando um montante de 33 mil reais.

Sendo assim, através de um fluxo de caixa, o empresário,  que estava animado com as receitas, percebeu que seu lucro não foi tão significativo assim.

Apesar do fluxo de caixa ter trazido uma notícia ruim para o empreendedor, podemos concluir que foi a partir dessa análise do resultado financeiro que o empresário percebeu que deve seguir outros caminhos para obter maior lucro.

Ferramenta Financeira para fluxo de caixa

O primeiro passo para ter um bom fluxo de caixa é possuir uma ferramenta financeira, que pode ser uma planilha do excel ou um software online.

Sabendo da necessidade de ter uma ferramenta adaptável a realidade de cada empresa, estamos disponibilizando uma planilha no Excel totalmente gratuita, personalizável a realidade de qualquer negócio, muito didática com gráficos e relatórios que vão lhe ajudar a tomar decisões de forma mais assertiva.

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Centro de Custos

O segundo passo é entender o seu negócio, saber quais são seus custos e suas despesas para que você possa criar seu centro de custos.

Os seus custos estão ligados totalmente a sua produção ou prestação de serviço, portanto variam de acordo com a quantidade produzida. Ex: Matéria-prima, embalagens, insumos de produção, mão-de-obra de produção e/ou de execução dos serviços, mercadorias adquiridas para revenda.

Já as despesas são valores gastos relacionados com a estrutura de administração da empresa, como por exemplo: aluguel, água, luz, telefone, salários administrativos, manutenção, contador, pró-labore, despesas financeiras, etc.

Após elencar quais são as suas futuras despesas e custos é importante validar o que você fez, seja com um contador ou com outro especialista na área financeira e com empresas do mesmo ramo e segmento que a sua.

Fazer um plano de contas é uma maneira eficiente de agrupar despesas e receitas, para uma melhor análise de partes do negócio.

A criação de um plano de contas, vai depender diretamente do tamanho e das conveniências da empresa. Para melhor controlar a entrada e a saída de dinheiro, mesmo sendo uma pequena empresa, é conveniente separá-la em vários centros de custos. No mínimo, uma empresa deve ter três centros de custos, que podem ser: administração, vendas e publicidade ou consultoria, divulgação e produção.

Dividida a empresa em áreas determinadas, o importante é saber com o que está sendo gasto o dinheiro e a que área corresponde esse gasto. Haverá, portanto, despesas referentes a somente um centro de custos (por exemplo, publicidade) ou despesas que tenham sido feitas por mais de um centro de custos (consultoria e produção, por exemplo).

Se as despesas relacionam-se a mais de um centro de custo, o ideal é que sejam divididas entre eles.

Você também deve preencher as suas Contas de Receita de acordo com cada grupo de receita existente.

Registro de Receitas e Despesas: alimentar o fluxo de caixa

O terceiro passo para ter um fluxo de caixa eficaz é registrar todas as receitas e despesas que acontecem na sua empresa. Deve-se entender qual a movimentação financeira da sua empresa e assim fazer com que exista a necessidade de alimentar esse fluxo de caixa. Dependendo do negócio é preciso alimentar o fluxo de caixa diariamente, já em outros casos semanalmente já é suficiente.

Quando for fazer um lançamento é preciso colocar a data da receita ou despesa, a categoria, qual o plano de contas, qual é a receita ou despesa e o valor referente a ela e o status.

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O quarto passo é fazer análises financeiras com seu fluxo de caixa, tendo em vista que, sozinho, o fluxo de caixa não fornece respostas conclusivas. Destacamos que ele é apenas um instrumento que ajuda as empresas a definirem o planejamento com dados mais precisos.

Uma das análises que deve ser feita é:

  • Análise de liquidez: significa entender o comportamento de entradas e saídas de caixa ao longo do mês. É a partir dessa análise que você poderá saber se existe uma necessidade de dinheiro no caixa para os próximos dias.

O primeiro passo para fazer uma análise de liquidez é já ter uma planilha onde você atualiza as entradas e saídas de dinheiro.

O segundo é analisar e entender qual o comportamento das entradas e saídas ao longo do mês. Isto é, se o saldo fica negativo ou positivo e qual o motivo deste resultado.

O terceiro passo é tomar decisões acerca da sua análise. Se o seu saldo está negativo em determinada época do mês, é preciso analisar quais são as suas opções para conseguir ter sempre um caixa positivo, isto é, analisar se vai ser preciso recorrer a formas de empréstimos a curto prazo ou ainda tentar redefinir prazos pagamentos para colaboradores e fornecedores.

Se seu saldo estiver sempre positivo, uma boa prática e plano de ação para melhorar seu resultado é saber quais são os fornecedores que você conseguirá desconto por pagar antes do prazo e assim aumentar sua receita.

Vamos ao exemplo:

A empresa abaixo realiza todos os seus pagamentos no dia 5. No entanto, seu único cliente faz o pagamento no dia 15 do mesmo mês.

Assim, a empresa passa 10 dias utilizando de empréstimos de curto prazo,  com altas taxas de juros e termina o mês com saldo positivo.

A solução para o caso é que empreendedor é negociar com seus fornecedores e colaboradores para realizar o pagamento apenas depois do dia 15. Dessa forma, ele ficaria com saldo positivo durante todo o mês, diminuindo inclusive suas despesas financeiras.

Os impactos de uma liquidez negativa são bastante ruins para a saúde financeira da empresa, já que liquidez negativa significa que seu saldo de caixa (caixa acumulado) está negativo!

O principal motivo é que a empresa, para honrar com suas obrigações de capital de giro, terá que fazer um empréstimo ou buscar outras fontes de recursos.

  • Análise Estratégica

A análise estratégica é feita com base nos saldos de caixa da empresa e na análise de liquidez. O objetivo sempre é identificar onde o empreendedor perde mais dinheiro e como diminuir essa perda.

Para fazer essa análise o empreendedor deve ficar atento ao Contas à Receber, Contas à Pagar, Folha de Pagamento e Estoque.

Contas à Receber: Saber qual a quantidade de dinheiro deve receber, quanto vai ser pago à vista e quanto vai ser pago à prazo, se existirá inadimplência no período dos clientes, entre outros.

Estoque: O objetivo é fazer o estoque girar o mais rápido possível, sendo assim é preciso realizar compras sensatas, liquidar mercadorias obsoletas e de baixa movimentação e procurar formas de pagamentos estendidos para a compra de matéria prima e materiais.

Contas à  Pagar: É preciso adiar os pagamentos tanto quanto possível, sem perder o prazo de pagamento e se comprometendo a pagar juros. Por isso é inteligente negociar com empresas que fornecem o prazo de pagamento maiores e não fazer pagamentos antecipados sem receber o benefício apropriado.

Folha de Pagamento: É importante manter o salário dos funcionários em dia, sem melhorar sua posição de caixa as custas dos seus funcionários. Por isso é importante ficar atento a data de pagamento estipulada, considerar os benefícios e incentivos e melhores momentos para promoções e contratações.

Ficando atento a essas principais despesas e gastos o empresário teria mais condições de poupar e fazer futuras aquisições, seja para comprar novas máquinas ou abrir uma nova filial.

Segundo a Endeavor, 60% das empresas que fecham são lucrativas mas por não ter uma boa gestão financeira acabam entrando em falência. Sendo assim o fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável para o empreendedor conseguir alavancar seus resultados e se precaver de possíveis problemas que possam acontecer.

Por isso nós, da FCAP JR. Consultoria, elaboramos uma planilha de fluxo de caixa, que aborda um passo a passo que deve ser seguido para criar um controle efetivo das entradas e saídas de caixa. Clique AQUI para baixar.

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