Mapeamento de Processos: torne a sua empresa mais Produtiva

Mapeamento de Processos: torne a sua empresa mais produtiva

Você, como gestor, já se sentiu incapaz de delegar atividades aos seus funcionários? Já se sobrecarregou com inúmeras atividades? 

Isso acontece devido a uma falta da distribuição de atividades aos responsáveis e da definição dos processos a serem realizados. Para solucionar esses problemas, fazer um mapeamento de processos é a melhor opção!

Por quê mapear os processos?

O mapeamento de processos tem a função de mapear os processos dentro de uma organização, ou seja, descrever objetivamente e em uma sequência lógica os tipos de processos que acontecem dentro da empresa fazendo com que ela se torne cada vez mais produtiva e eficiente.

Os benefícios advindos do  mapeamento impulsionam os resultados das empresas visto que, dão uma visão sistêmica dos processos e auxiliam o gestor na tomada de decisão de forma eficiente e estratégica. Esses benefícios são:

Identificação dos gargalos operacionais:  Identificar quais são os pontos do processo que estão restringindo a capacidade produtiva do processo como um todo e a partir dessa identificação desenvolver planos de ação para melhorar o funcionamento.

Controle e padronização do processo produtivo: Com o controle do processo fica mais fácil  identificar quais são os pontos fortes e fracos da empresa dando mais embasamento na tomada de decisão. A padronização permite a reprodutibilidade do processo garantindo a qualidade em todos e reduzindo custos.

Formalização do conhecimento:  Cataloga os processos da empresa com base em metodologias fazendo com que o funcionamento da empresa seja conhecido por qualquer  funcionário, e quando necessário, seja passado de uma única forma, dificultando mais de uma  interpretação do funcionamento de cada área.

Otimização e aumento da produção: Remodela as atividades otimizando os processos, reduzindo os custos desnecessários que não agregam valor e interferem na eficiência,o que pode ocasionar em um aumento do investimento na produção.

Melhora da qualidade do produto ou serviço: Com o mapeamento de processos, a empresa recebe insumos que permitem uma melhora da qualidade dos produtos, serviços e  estrutura da empresa como um tudo.

Como mapear processos de forma eficiente?

Existem vários métodos para realizar o mapeamento e em 28 anos de experiência, a FCAP JR. Consultoria desenvolveu uma metodologia que se encaixa na realidade das empresas de acordo com as dificuldades mais comuns observadas por nossa equipe nas empresas pernambucanas.

A metodologia tem o objetivo de definir o roteiro que contenha conhecimentos, ferramentas e técnicas para a execução do serviço. As etapas definidas são: A Coleta de dados, o Mapeamento As is e o Mapeamento To be.

1ª etapa: Coleta de dados

Nessa etapa, o intuito é de recolher o máximo de informações possíveis, identificando os responsáveis por cada atividade bem como sua frequência e duração, registrando todos os detalhes mesmo aqueles julgados como não importantes.

É de suma importância que os funcionários entendam as melhorias que o serviço irá trazer e a colaboração deles em fornecer os dados de forma fidedigna otimizando o processo.

Um meio de realizar essa conscientização é o Workshop de sensibilização que é realizado com a empresa, onde são repassadas as informações do serviço de forma transparente e é informado que o mapeamento não tem o objetivo de avaliar o desempenho dos funcionários para demiti-los ou não.

2ª etapa: Mapeamento As is

O mapeamento as is (como é) é o mapeamento elaborado a partir da análise dos processos coletados na etapa anterior e tem como função mapear os processos como eles realmente são executados na empresa.

Essa etapa fornece um panorama dos processos para realização de uma análise mais detalhada que irá apontar quais os pontos fortes e fracos da empresa e quais os gargalos que estão restringindo a capacidade produtiva.

Com a identificação dos gargalos, é possível traçar planos de ação para trabalhar em busca de melhorias para o processo.

Podemos observar um exemplo prático disso quando é analisado o processo de atendimento de um Restaurante: um processo não otimizado, onde uma funcionária tem que fatiar os ingredientes de forma manual, acaba atrasando toda a produção de pizza, o que torna o atendimento ao cliente mais demorado. Esse gargalo pode ser identificado em um Mapeamento as is.

3ª etapa: Mapeamento To be

O Mapeamento To be é a remodelagem dos processos, ou seja, é encontrar soluções para os problemas analisados na etapa anterior e criar um novo mapeamento de processos que deverá ser seguido pelos funcionários na hora de executar as tarefas.

No Mapeamento é criado um padrão de qualidade que será mantido mesmo no caso em que a tarefa tenha que ser realizada por outra pessoa, otimizando os processos e eliminando o trabalho que não agrega valor.

Após redesenhar os processos no Mapeamento To be, é importante repassar todo o novo fluxo de trabalho para os funcionários, fazer uma sensibilização, se for o caso deixar exposto na empresa os novos processos e validar se o mapeamento vai ser funcional na empresa.

Voltando ao exemplo da pizza, uma remodelagem no processo seria a implementação de uma máquina que auxiliasse a cortar os materiais, desafogando a funcionária, otimizando o tempo de produção e melhorando o relacionamento com o cliente.

Formas de apresentação do Mapeamento de Processos

O Mapeamento pode ser apresentado através do BPMN (Business Process Model and Notation) que é uma notação gráfica que descreve as etapas de um processo de negócios. O BPMN descreve o fluxo do processo de ponta a ponta e atualmente é a notação mais adotada e utilizada no mundo.

As principais vantagens do uso dessa notação são a sua vasta adoção pelo mercado mundial e o estabelecimento de uma linguagem única para o mercado como um todo.

Os processos são elaborados a partir do  BPMCBOK  que é um guia de boas práticas sobre o BPMN que consiste na instrução do gerenciamento de processos de negócios. É uma material que pode ser associado ao PMBOK (material que instrumenta as boas práticas no gerenciamento de projetos).

Para modelar é necessária uma ferramenta, como por exemplo o Bizagi, onde o Mapeamento será realizado de acordo com as boas práticas do BPMCBOK e a linguagem do BPMN.

Imagem mapeamento bpm
                               Mapeamento do processo de compras

Uma desvantagem do BPMN é que ele não é de fácil entendimento para todos os funcionários da empresa, dificultando a utilização no dia a dia em geral e para esse objetivo é mais indicado mapear os processos de forma mais visual para facilitar o entendimento dos funcionários no dia a dia como a FCAP JR. mapeou o processo abaixo:

imagem mapeamento visual

Conclusão

Portanto, é evidente que toda empresa deve ter os processos bem definidos e que  a definição desses processos através do Mapeamento é a melhor solução para identificar e resolver os problemas que afetam a produtividade da organização.

Ao se preocupar em ter os processos bem definidos, uma empresa se torna mais estruturada e preparada além de que o Mapeamento de Processos fornece outros benefícios como: auxílio no processo de tomada de decisões, redução de gastos desnecessários, padronização dos processos, aumento na qualidade, integração entre as áreas e melhor aproveitamento do tempo.

A FCAP JR. Consultoria possui o serviço de Mapeamento de Processo em nosso  portfólio e você pode solicitar uma reunião gratuita através deste link.Estamos 100% disponíveis para te ajudar!



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